Είναι σημαντικό να λειτουργούν τα περονοφόρα μιας επιχείρησης χωρίς διακοπές ειδικά σε περιόδους αιχμής. Για παράδειγμα πριν περίπου ένα χρόνο οι επιχειρήσεις οικοδομικών υλικών δούλεψαν πολύ λόγω ανόδου του AirBnB, την περίοδο εκείνη τα περονοφόρα λειτούργησαν με αυξημένες απαιτήσεις αλλά ήταν τότε που εμφάνισαν προβλήματα και η ζήτηση ανταλλακτικών αυξήθηκε κατακόρυφα. Πως μπορεί λοιπόν να επικοινωνήσει ο χειριστής με τον προμηθευτή ανταλλακτικών για να ζητήσει αυτό που χρειάζεται? Μιλάμε για την περίπτωση που κάποιος συνεργαζόμενος τεχνικός έχει κάνει την διάγνωση και την έχει μεταφέρει στον χειριστή για να προμηθευτεί το ανταλλακτικό. Ο χειριστής/πελάτης έχει λοιπόν διαθέσιμη μια περιγραφή (πχ χρειάζεται προμήθεια σιαγώνων φρένων και αντλίας φρένων). Στην επικοινωνία με τον προμηθευτή, ο πελάτης πρέπει απαραίτητα να δηλώσει την περιγραφή των ανταλλακτικών που ψάχνει, το ακριβές μοντέλο του οχήματος και τον σειριακό αριθμό του (serial number). Τα στοιχεία αυτά βρίσκονται στην μεταλλική πινακίδα που συνήθως είναι τοποθετημένη κοντά στο τιμόνι του οχήματος. Εκεί μπορεί να βρεί και το έτος κατασκευής που μπορεί επίσης να χρησιμεύσει στην αναζήτηση. Ο λόγος που είναι απαραίτητος ο σειριακός αριθμός του οχήματος είναι γιατί ένας κατασκευαστής περονοφόρων μπορεί να παραλλάξει εν μέρει τα παραγόμενα οχήματα που ανήκουν στο συγκεκριμένο μοντέλο. Πως μπορεί να γίνει αυτό? μπορεί κατ’ αρχήν το Χ μοντέλο του Υ κατασκευαστή να παράγεται σε δύο διαφορετικά εργοστάσια και το ένα να διαφοροποιείται από το άλλο σε κάποια από τα υλικά που χρησιμοποιούνται. Οι δύο αυτές γραμμές παραγωγής χρησιμοποιούν διαφορετικούς σειριακούς αριθμούς για τα οχήματα που κατασκευάζουν. Υπάρχει περίπτωση, επίσης, ή ίδια γραμμή παραγωγής να διαφοροποιήσει τα οχήματα που κατασκευάζει μετά από κάποιο χρονικό σημείο οπότε σε αυτή την περίπτωση μπορεί να λέμε ότι το Χ μοντέλο των σειριακών αριθμών 10.000-20.000 είναι διαφοροποιημένο από το ίδιο μοντέλο αλλά για τους σειριακούς αριθμούς 0 – 9.999.
Υπάρχουν περιπτώσεις που ο πελάτης δεν μπορεί να διακρίνει σειριακό αριθμό. Η αναζήτηση ενός ανταλλακτικού με μόνο στοιχείο το μοντέλο μπορεί να έχει επιτυχία αλλά κατά βάση είναι παρακινδυνευμένη. Σε τέτοιες περιπτώσεις επιστρατεύεται η φωτογραφία. Ο πελάτης πρέπει να φωτογραφήσει το παλιό του ανταλλακτικό και εάν είναι δυνατόν να αναφέρει και κάποιες μετρήσεις ώστε ο προμηθευτής να μπορέσει να κάνει και σύγκριση οπτική αλλά και τεχνικών χαρακτηριστικών που θα ενισχύσει την πιθανότητα να εντοπισθεί το σωστό ανταλλακτικό. Η φωτογράφιση σήμερα είναι πολύ πιο εύκολη από ότι πριν 10 χρόνια πχ λόγω του ότι τα κινητά τηλέφωνα μπορούν και φωτογραφίζουν πια με υψηλή ανάλυση. Απλά υπάρχει το ενδεχόμενο οι μετρήσεις που κάνει ο πελάτης να μην είναι σωστές ή μάλλον να είναι σωστές αλλά επειδή το παλιό ανταλλακτικό έχει φθαρεί λόγω μακροχρόνιας χρήσης τα νούμερα των χαρακτηριστικών να διαφέρουν από εκείνα ενός καινούργιου ανταλλακτικού. Ο προμηθευτής αν είναι έμπειρος πάντα υπολογίζει την φθορά αυτή.
Κάποιες φορές, και αυτό μπορεί να ακούγεται και σαν αστείο, ο πελάτης και ο προμηθευτής χρησιμοποιούν διαφορετική ορολογία για το ίδιο αντικείμενο. Ο ένας μπορεί να το λέει έτσι και ο άλλος αλλιώς. Ή ακόμα και για την ίδια λέξη να εννοούν διαφορετικά αντικείμενα. Αυτός είναι ένας παράγοντας που μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και να καθυστερήσει την διαδικασία αναζήτησης.
Πάντως, αν δεν μπορεί να γίνει τίποτα από τα παραπάνω για να αναγνωριστεί το ζητούμενο ανταλλακτικό η τελευταία λύση είναι το δείγμα. Αν δηλαδή ο προμηθευτής βρίσκεται σε κοντινή απόσταση, θα πρέπει ο πελάτης να τον επισκεφτεί με το παλιό ανταλλακτικό. Αν πάλι ο προμηθευτής είναι μακριά (πχ σε άλλη πόλη) τότε ίσως θα πρέπει ο πελάτης να το στείλει με κάποιο κούριερ (αλλά και πάλι αυτό δεν συμφέρει όταν πρόκειται για ογκώδες ή βαρύ ανταλλακτικό).
Γενικά, τέτοια προβλήματα επικοινωνίας εμφανίζονται όταν τα προς επισκευή οχήματα είναι παλιά. Εμφανίζονται επίσης σε περιπτώσεις περονοφόρων που κάποια στιγμή στη ζωή τους έγινε μια επέμβαση ριζικής αλλαγής σε κάποιο σύστημα που δεν έχει καταγραφεί. Είναι αρκετά συνηθισμένο το φαινόμενο στις Βαλκανικές χώρες που κάποια επιχείρηση αγοράζει κάποια μεταχειρισμένα οχήματα που υπέστησαν αλλαγή κινητήρα και ενώ βάσει του μοντέλου και του σειριακού αριθμού θα έπρεπε να έχει πχ τα Χ πιστόνια αυτό έχει κάποια άλλα ακριβώς λόγω της αντικατάστασης του κινητήρα από κάποιον άλλο διαφορετικό. Προφανώς αλλαγές τέτοιου μεγέθους αλλοιώνουν την αρχική configuration του οχήματος με αλυσιδωτές παρενέργειες και στα υπόλοιπα συστήματα (μετάδοσης κίνησης, σασμάν, φρένων κλπ) που μπορεί να έχουν σαν αποτελέσματα παραπάνω βλάβες αλλά και να θέτουν σε κίνδυνο τους χειριστές και τους εν γένει εργαζόμενους στον χώρο που κινούνται. Αλλαγή ιστού, για παράδειγμα, μπορεί να προκαλέσει αλλαγή στο κέντρο βάρους του οχήματος και στην συμπεριφορά ανύψωσης φορτίων. Κατά συνέπεια όταν αντιληφθεί ο χειριστής ή ο τεχνικός που υποστηρίζει τέτοια προβλήματα ή ακόμα και όταν το όχημα είναι υπέργηρο θα πρέπει η επιχείρηση να εξετάσει σοβαρά την περίπτωση αλλαγής με καινούργιο και πιο αξιόπιστο όχημα. Θα είναι προς συμφέρον της επιχείρησης τόσο από οικονομικής άποψης όσο και από θέματα ασφάλειας σε εργασιακό χώρο που όλοι απευχόμαστε να συμβούν.
Εννοείται πως ο καλλίτερος και ασφαλέστερος τρόπος αναζήτησης ανταλλακτικού είναι με έναν από τους αυθεντικούς του κωδικούς (λέγοντας αυθεντικούς εννοούμε τους κωδικούς που έχουν δοθεί από τον κατασκευαστή τον ίδιο). Δυστυχώς όμως, δεν είναι δυνατόν όλοι οι χειριστές να γνωρίζουν τους αυθεντικούς κωδικούς των ανταλλακτικών που χρειάζονται κατά καιρούς. Μόνο οι οργανωμένες εταιρείες με σύγχρονα μηχανογραφικά συστήματα κρατάνε τέτοια στοιχεία και για ανταλλακτικά που αγοράζουν συχνά. Διαφορετικά αυτός που θα μπορούσε να αναγνωρίσει αυθεντικούς κωδικούς είναι ο μηχανικός που υποστηρίζει τα περονοφόρα που, και πάλι, πρέπει να διαθέτει ένα καλό επίπεδο οργάνωσης. Πρέπει να πούμε εδώ ότι με την πάροδο του χρόνου, η αγορά αναγνωρίζει ένα ανταλλακτικό με διάφορους κωδικούς που δεν είναι μόνο αυθεντικοί. Μπορεί κάποιος προμηθευτής που πουλάει το συγκεκριμένο ανταλλακτικό σε μεγάλο κομμάτι της αγοράς να έχει καταφέρει να «περάσει» στην αγορά τον δικό του κωδικό σαν αναγνωριστικό αυτού του είδους. Με αυτό τον τρόπο ένα ανταλλακτικό «φορτώνεται» με μεγάλη ποικιλία κωδικών με τους οποίους μπορεί να αναγνωριστεί. Αυτό δυσκολεύει όμως την αναγνώριση γιατί ο προμηθευτής δεν μπορεί να έχει στην διάθεσή του όλους τους κωδικούς που κυκλοφορούν για να συγκρίνει με τον κωδικό του ζητούμενου ώστε να μπορέσει να το αναγνωρίσει . Τέλος υπάρχουν κάποια ανταλλακτικά, κυρίως είναι σετ κάθε είδους (πχ σετ από τσιμούχες, ή σετ εξαρτημάτων που συνοδεύουν κάποιο πείρο του συστήματος διεύθυνσης) που έστω και με αυθεντικό κωδικό δεν αναγνωρίζονται κατά 100%. Αυτό συμβαίνει γιατί ο κάθε προμηθευτής διαφοροποιεί την σύνθεση του σετ είτε γιατί έτσι το παραλαμβάνει από τον δικό του προμηθευτή είτε γιατί σύμφωνα με το δικό του πελατολόγιο το σετ πρέπει να περιλαμβάνει ένα Χ εξάρτημα ή να μην χρειάζεται κάποιο άλλο. Γενικά είναι καλό σε περιπτώσεις σετ να προηγείται μια διασταύρωση με φωτογραφίες.
Γενικά πάντως θα πρέπει κατά την επικοινωνία με τον προμηθευτή ο πελάτης να είναι όσο πιο ξεκάθαρος γίνεται και να δίνει όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία για να βοηθήσει τον προμηθευτή στην σωστή αναγνώριση κυρίως όταν μιλάμε για αναγνώριση με περιγραφή. Απολύτως απαραίτητα στοιχεία, το ακριβές μοντέλο και ο σειριακός αριθμός. Εξίσου σημαντική και μια καλή φωτογραφία.
